Metodologías Innovadoras: estructuras liberadoras

¿Te has encontrado en reuniones donde no se logran resultados concretos? ¿Has estado en alguna reunión donde se pierde tiempo en discusiones sin un propósito claro? Inclusive, ¿sesiones de trabajo donde notas que las decisiones están influenciadas por una autoridad en particular? ¡Lo sé, es frustrante! Aunque muchas veces es más frustrante buscar opciones de mejora en Internet y encontrarte con un montón de checklist tituladas ¿Cómo hacer reuniones efectivas?

Uff... Si has pasado por esto, te entiendo muchísimo porque yo también he estado en esas situaciones y suele ser agobiante. La buena noticia es que, en esta ocasión, no vas a encontrar el típico checklist titulado Cosas por hacer y no hacer, sino un caso real con técnicas súper probadas por un montón de personas con las que podrás obtener resultados tangibles al concluir las reuniones (créeme, suelen generar satisfacción y buen ambiente de trabajo). Espero que os aporte valor.

La actividad en concreto fue una sesión de una hora para obtener las políticas de calidad en un equipo de desarrollo, es decir, para obtener las famosas DoR (Definition of Ready) y DoD (Definition of Done). Lo bonito, acá, fue que se hizo con una fusión con dos técnicas adaptadas de Estructuras Liberadoras llamadas Appreciative Interviews y Min Specs, así como con las cartas de DoR y DoD de Kleer.

Pero antes de explicaros la actividad, os comentaré brevemente el fundamento teórico que subyace en ella para poder alinearnos en los conceptos que aparecen.

Fundamento teórico

• Estructuras Liberadoras o, en su versión anglosajona, Liberating Structures (LS). Se refiere a métodos nuevos, prácticos y sencillos que ayudan a aumentar la productividad e innovación de grupos de personas en cualquier organización (sea cual sea su tamaño). Sin embargo, a mí me gusta simplificar muchas veces las cosas y traducirlas a un lenguaje más natural. Por eso las defino como un montón de técnicas que ayudan a grupos de personas a conseguir un objetivo claro al final de cada reunión.

• DoR (Definition of Ready). Según la definición que aparece en Scrum Alliance, las DoR ayudan a identificar las partes del trabajo que están más preparadas para ser trabajadas. Yo lo resumo así: un conjunto de checklists o pasos que necesitamos tener claros para decir que tenemos las condiciones para empezar a trabajar con calidad.

• DoD (Definition of Done). Siguiendo lo que refleja la Guía de Scrum es una descripción formal del estado del incremento cuando cumple con las medidas de calidad requeridas para el producto. Yo lo defino como: un conjunto de checklits o pasos que necesitamos tener para poder decir que ya está listo y lo terminamos con calidad.

• Inteligencia colectiva. Según la IA ChatGPT: la inteligencia colectiva se refiere a la capacidad de un grupo o comunidad para resolver problemas, tomar decisiones y generar soluciones de manera conjunta, y que superan la habilidad de un individuo o experto por sí solo. Esto quiere decir que entre todos logramos mucho mas que si lo hacemos individualmente.

• Invitación a la acción. ChatGPT también nos dice que es una solicitud clara y directa diseñada para motivar a un receptor o audiencia a realizar una acción específica después de interactuar con un contenido, anuncio o mensaje. Lo que se traduce en que, de manera asertiva y amable, invitas a las personas a realizar una acción.

• Miro. Es una pizarra digital colaborativa que te permite trabajar en línea con varias personas y en formato remoto. Te dejo la URL de su página oficial aquí.

Explicación de la actividad

La necesidad a resolver: obtener las DoR y DoD del equipo (8 personas en total).

PRIMERA PARTE

En esta primera parte de la sesión se usó como base la técnica Appreciative Interviews y la plataforma Miro como herramienta online de trabajo. Adicionalmente, se realizaron las siguientes invitaciones a la acción:

1. Piensa en una anécdota/historia exitosa donde hayas utilizado una buena política/DoR. (Tiempo máximo de 2 minutos y la actividad era individual).

2. En pares, coméntale a tu compañero tu anécdota/historia exitosa y pídele que le ponga un título. Pon atención a los factores que hicieron posible dicho éxito. (Tiempo máximo de 5 minutos y la actividad fue en pareja).

3. En grupos, comenten las anécdotas/historias exitosas de su pareja (recuerda el nombre de la historia y de darle énfasis a los factores que hicieron posible dicho éxito). (Tiempo máximo de 10 minutos y la actividad fue realizada en cuartetos).

4. Recolecta los patrones y perspectivas del grupo y propongan máximo 1 política/DoR (Tiempo máximo de 4 minuto y la actividad fue en los mismos cuartetos anteriores).

5. Compártela con todo el equipo. (Tiempo máximo de 1 minuto por equipo. Recordemos que se dividió al equipo original (8 personas), en subequipos de trabajo -primero 2 y luego 4 personas- para fomentar la conversación inclusiva)

Resultado: Dos políticas/DoR (1 por cada subgrupo de 4 personas) provenientes de la inteligencia colectiva y basadas cien por ciento en experiencias previas de aprendizaje.

Tiempo reservado: 30 minutos (teniendo en cuenta los posibles problemas técnicos).

Les dejo las fotos reales de esta parte de la sesión:

SEGUNDA PARTE

En esta parte de la sesión, se usó de base la técnica Min Specs, las cartas de DoR de Kleer y la plataforma Miro como herramienta online de trabajo. Sumado a esto, se dividió al equipo en dos nuevos subgrupos de trabajo y se colocaron las siguientes invitaciones a la acción:

1. En el equipo de la sala X escojan tres políticas/DoR del Parking lot y pregúntense: ¿Podemos infringir esta especificación y alcanzar el objetivo?

En el Parking Lot estaban todas las cartas de DoR de Kleer. La idea principal fue que seleccionaran sólo las políticas necesarias y que se pudiesen aplicar para garantizar la calidad.

Para hacerlo posible, se puso un temporizador de 10 minutos y se usó una pizarra online en Miro para repartir las tarjetas después de responder la pregunta inicial. Te dejo una foto real del tablero que se usó:

2. Done!! Pongan acá la selección de las políticas/DoR (las que están en el recuadro verde).

Se agruparon las cartas seleccionadas de los dos subequipos para obtener finalmente las políticas/DoR de todo el equipo.

Les dejo la foto ampliada del resultado esa parte de la sesión:

Resultado: 8 políticas/DoR provenientes de conversaciones y basadas en la necesidad/posibilidad actual del equipo.

Tiempo reservado: 30 minutos (tomando en cuenta los posibles problemas técnicos y de lectura de las tarjetas)

Les dejo la foto ampliada del resultado esa parte de la sesión:

APRENDIZAJES QUE ME LLEVÉ

💡 En 1 hora de trabajo se logró obtener las DoR que el equipo podía obtener en ese momento.

💡 El color verde y rojo son usualmente reconocidos por OK y No OK (respectivamente) y al unirlo con la pregunta “¿Podemos infringir esta especificación y alcanzar el objetivo?”, generó un poco de confusión y debate, por lo que, entendí que es mejor hacer esta parte sin colores. 🙂

💡 Al aplicar la misma estructura para obtener las DoD pero con las mejoras proveniente de estos aprendizajes, se puede conseguir en menos de 1 hora la actividad, e inclusive, se puede dar un espacio final de reflexión para volver a filtrar el resultado final. Te dejo una foto de ese resultado:

¡Ah! Si te interesó la aplicación de las Estructuras Liberadoras, te dejo otros dos artículos encontrados en LinkedIn donde podrás ver su versatilidad al combinarse con otras técnicas:

• Creación de un propósito organizacional con: estructuras liberadoras, storytelling y coaching

• ¿Cómo obtener ideas de mejora por medio de la inteligencia colectiva? (Historias de éxito en equipos de trabajo)

¡Y hasta aquí lo que te quería compartir! Espero que estas líneas te sirvan de inspiración. Recuerda lo que dijo Albert Einstein:

El aprendizaje es experiencia, todo lo demás es información.

Te invito a que practiques las Estructuras Liberadoras y que nos cuentes cómo fue tu experiencia. ¡Te leeremos!